Sổ tay Quản trị

Màn hình đầu tiên sau khi đăng nhập: doanh số hôm nay, đơn gần nhất, cảnh báo cần xử lý.

Danh sách mọi đơn đã bán: tại quầy, qua app khách, đã hoàn tất, đang chờ hay đã huỷ.

Màn bán hàng chạy ngay trên trình duyệt, dùng khi không có máy POS hoặc cần bán từ văn phòng.

Tạo và theo dõi phiếu trả hàng. Hàng về kho, tiền về khách, điểm thu hồi tương ứng.

Phân công shipper cho từng chuyến, theo dõi hành trình giao hàng theo thời gian thực và xử lý sự cố.

Đặt cách tính phí giao hàng và cách hạch toán phí cho một đơn vị.

Đối soát quỹ tiền mặt, bàn giao ca và duyệt ca của thu ngân. Đây là nơi chốt một ngày làm việc.

Danh mục hàng bán: thứ có giá bán và lên hoá đơn. Khác với nguyên vật liệu.

Thứ bán được nhưng không trừ tồn kho: phí dịch vụ, công lắp đặt, vé.

Một mặt hàng bán được, cấu thành từ nhiều sản phẩm hoặc nguyên vật liệu. Không có tồn riêng.

Add-on bán kèm món: trân châu, bánh flan, đá bi. Là mặt hàng thật nên có ảnh, giá vốn và tồn kho; mặc định không hiện trên màn bán mà nằm trong bảng chọn của món.

Lựa chọn phi hàng hoá: Size M/L, Mức đá, Mức đường. Không nhập kho được; phụ thu thật đặt ở tab Tuỳ chọn của từng món.

Phân nhóm cho sản phẩm, dịch vụ và combo. Quyết định cách hàng xếp trên lưới bán.

Gom các lựa chọn thành nhóm: Size, Topping, Mức đá. Nhóm quyết định luật chọn khi bán.

Danh mục tên đơn vị dùng chung: cái, hộp, thùng, kg. Chỉ là tên gọi.

Thứ dùng để làm ra hàng bán, có tồn kho nhưng không lên hoá đơn.

Phân nhóm cho nguyên vật liệu. Danh sách riêng, không lẫn với nhóm hàng bán.

Chọn hàng, chọn mẫu tem, chọn khổ giấy và in tem dán lên sản phẩm.

Số lượng đang có của từng mặt hàng, theo từng kho.

Khai các kho vật lý của đơn vị: kho bán, kho tổng, kho tạm.

Mọi phiếu làm tồn kho thay đổi: nhập, xuất, chuyển kho, điều chỉnh.

Đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng, và sinh công nợ.

Đếm hàng thật và điều chỉnh tồn hệ thống cho khớp.

Danh bạ nhà cung cấp và điều khoản mua hàng.

Còn nợ ai bao nhiêu, nợ bao lâu rồi, và ghi nhận thanh toán.

Danh sách khách, ví, điểm, thẻ và lịch sử mua hàng.

Quy tắc tích điểm, hạng khách và hệ số theo hạng.

Nhập lô thẻ, gán thẻ cho khách, theo dõi hạn và trạng thái thẻ.

Thẻ sắp hết hạn, thẻ không phát sinh giao dịch, thẻ cần khoá.

Giao phôi thẻ từ kho tổng cho đại lý, có phiếu và có chữ ký nhận.

Đại lý xác nhận đã nhận đủ số thẻ trên phiếu bàn giao.

Chương trình tặng tiền, tặng điểm, giảm giá — và ai chịu chi phí.

Sự kiện có mốc thời gian: khai trương, tri ân, check-in bằng thẻ.

Máy chủ gửi email và địa chỉ người gửi cho toàn hệ thống.

Theo dõi tin đã gửi, tin lỗi và số dư dịch vụ.

Sổ cái mọi lần tiền đổi chủ: thanh toán, nạp, rút, hoàn tiền.

Hai nửa của một việc: giao dịch đang chờ tiền, và tiền về chưa khớp được với gì.

Phiếu nạp tiền vào ví khách. Không gắn đơn hàng.

Khách rút tiền khỏi ví, hoặc thu hồi khoản đã nạp nhầm.

Phân chia tiền giữa các bên khi tiền về một tài khoản chung.

Tài khoản ngân hàng mà mã QR ở quầy trỏ tới, khai theo từng đơn vị.

Thiết lập kênh nhận thông báo biến động số dư để hệ thống tự khớp tiền.

Trang chỉ đường: liệt kê mọi báo cáo có trong hệ thống kèm mô tả ngắn.

Một màn hình cho người quản lý: doanh số, lãi gộp, tồn kho, công nợ, cảnh báo.

Doanh số theo mặt hàng, nhóm hàng, theo giờ và theo hình thức thanh toán.

Đơn huỷ, đơn báo sai, đơn trả — theo thu ngân và theo cửa hàng.

Mặt hàng nào bán chạy lên, mặt hàng nào đang chậm lại.

Tỉ lệ chọn size, topping và mức đá — dùng để quyết định giữ hay bỏ một tuỳ chọn.

Doanh số, số đơn, giá trị đơn trung bình của từng cửa hàng.

Xem lại tình hình giao hàng: hàng đang ở kho nào, đã giao thành công bao nhiêu, đơn nào đang trễ, và shipper nào đang giữ bao nhiêu tiền thu hộ.

Ai bán bao nhiêu, bao nhiêu đơn, giá trị đơn trung bình.

Lối vào Ca làm việc dành cho kế toán: xem ca đã chốt, quỹ và chênh lệch.

Tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ và định giá tồn.

Hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết, vòng quay tồn kho.

Chuỗi giá vốn và lãi gộp theo ngày.

Mua bao nhiêu, của ai, giá biến động thế nào, công nợ ra sao.

Bộ báo cáo tài chính đời đầu, giữ lại cho số liệu lịch sử.

Doanh thu, giá vốn, lãi gộp, chi phí và lợi nhuận theo kỳ.

Tiền vào, tiền ra theo thời gian và theo kênh.

Tổng kết một ngày: tiền vào theo từng hình thức, đối chiếu với thực tế.

Giao dịch treo, giao dịch lỗi, giao dịch chờ xác nhận.

Tiền khách đang giữ trong ví và khuyến mãi còn treo — nghĩa vụ phải trả.

Số phải trả và đã trả cho từng bên theo kỳ.

Ca chờ duyệt, phiếu mua chờ duyệt, phiếu rút chờ duyệt.

Lưu vết ai đã ghép giao dịch nào với đơn nào, lúc nào.

Khách mới, khách quay lại, giá trị vòng đời và phân bố theo cửa hàng.

Thẻ đã phát, đang dùng, sắp hết hạn, đã khoá.

Đã phát bao nhiêu, khách đã tiêu bao nhiêu, còn treo bao nhiêu — theo từng chương trình.

Danh sách cảnh báo đang mở: tồn âm, ca lệch quỹ, giao dịch treo, công nợ quá hạn.

Khai ngưỡng để hệ thống tự sinh cảnh báo.

Cockpit điều hành: KPI hợp nhất toàn mạng lưới (đối tác/cửa hàng/đại lý), so kỳ trước, xếp hạng đơn vị, cảnh báo đang mở.

Chọn một chỉ số, so nhiều đơn vị theo chuỗi thời gian — trục xương sống để ra quyết định chính sách.

Khách mới/quay lại theo đơn vị và theo ngày, tỷ lệ quay lại, cơ cấu theo hạng thẻ.

Sổ kho thẻ theo đơn vị (nhận/bán/trả/mất), vòng đời bán → kích hoạt, tuổi tồn phôi tại đại lý.

Điểm sức khoẻ vận hành 0-100 theo đơn vị, tổng hợp từ ca cân quỹ, chênh lệch tiền mặt, tỷ lệ huỷ/hoàn.

Hồ sơ & hợp đồng của các đại lý cấp thẻ và bán gói an sinh cho Vietcup.

Một trang thấy ngay: tồn thẻ toàn mạng, doanh thu, công nợ, top/bottom đại lý — tự làm mới mỗi 20 giây.

Bảng kê tiền theo kỳ cho từng đại lý — nháp tự tính, đại lý xác nhận, Vietcup chốt là bất biến.

Chứng từ tiền thật đại lý nộp về — bắt buộc trước khi một bảng kê được đánh dấu đã thanh toán.

Đối chiếu sổ kho thẻ tại đại lý với đếm thực tế; chênh lệch kết chuyển thành mất/hỏng và tính vào công nợ.

Sổ cái công nợ — mỗi thay đổi là một dòng bất biến, số dư luôn là tổng cộng dồn.

Ba tầng: sổ kho thẻ vs đếm thực tế, đơn có chân thanh toán đủ, tiền mặt thu hộ vs đã nộp.

Ma trận custody × hiệu lực, thẻ hết hạn/đã đóng tách riêng, thẻ bán chưa kích hoạt, liên kết hàng đợi thẻ nằm im.

Doanh thu theo gói, tỷ lệ chuyển đổi phôi → bán, năng suất nhân viên, phân bố theo địa bàn.

Ai cấp thẻ, ai chốt bảng kê, ai sửa biểu hoa hồng, ai xác nhận phiếu nộp tiền — đọc thẳng audit_logs.

Sổ bảng kê theo trạng thái, công nợ phải thu và phải trả hoa hồng theo tuổi nợ, hoa hồng chi tiết từng đơn, tỷ lệ khớp ngân hàng, dòng tiền chương trình trợ giá.

Danh sách điểm bán: địa chỉ, giờ mở cửa, toạ độ, trạng thái nhận đơn.

Cây tổ chức: công ty → đối tác → cửa hàng. Quyết định ai thấy dữ liệu của ai.

Thông tin pháp nhân dùng trên hoá đơn và chứng từ.

Tích điểm, phí giao hàng, ví khuyến mãi, thẻ — theo từng đơn vị, có thừa hưởng.

Tài khoản nhân sự: tạo, phân quyền, gán đơn vị, khoá.

Bộ quyền có sẵn. Xem vai trò nào làm được gì trước khi gán cho ai.

Ai đang đăng nhập, ở thiết bị nào, từ lúc nào.

Hộp thông báo trong hệ thống: cảnh báo, đơn mới, phê duyệt.

Sự kiện nào gửi thông báo, qua kênh nào, cho ai.

Nội dung email và SMS gửi cho khách, theo từng sự kiện.

Nội dung tĩnh hiện trong app khách: điều khoản, hướng dẫn, giới thiệu.

Phiếu hỗ trợ từ khách và nội bộ: tiếp nhận, trao đổi, đóng phiếu.

Thông tin của chính bạn: tên, ảnh, mật khẩu, vai trò.